Chi comunica con i media deve conoscerne regole e tempi e sapersi di conseguenza adeguare. Questo aspetto è ancora più importante nel caso di crisis management, dove lo scarso tempo d’intervento va usato nel modo più efficace possibile.
Comunicare è una necessità: se i giornalisti non ricevono le notizie le cercheranno da soli, in tutti gli ambiti possibili e raggiungibili, a volte, anche in quelli non corretti o verificabili.
Per elaborare una strategia di comunicazione efficace è indispensabile conoscere alla perfezione la tempistica che ogni tipologia di mass media deve rispettare. Ad esempio il TG1 Rai va in onda alle 13,30 e alle 20,00 nelle sue edizioni più importanti. Non vanno trascurate anche quelle locali, che coprono vasti territori anche a livello interregionale, ma anche piccole realtà. Inoltre, seguono molte notizie che il telegiornale regionale Rai, specialmente nelle grandi regioni per ovvi motivi limiti temporali e di programmazione non è in grado di coprire.
Diffondere un comunicato stampa mezz’ora prima della messa in onda del tg è un suicidio: non solo è quasi impossibile che le redazioni abbiano risorse disponibili da inviare (a meno che non si tratti di un evento eccezionale), irriterà i redattori, che si sentiranno penalizzati rispetto ai colleghi delle maggiori tv o di quelli delle agenzie e della carta stampata, che godono di vincoli orari più flessibili.
Le agenzie stampa hanno saputo velocizzare con internet, il flusso di informazioni, veicolando attraverso mezzi sempre più validi, implementandone la fruizione anche al vasto pubblico, mantenendo sempre l’elevatissimo livello di qualità, e soprattutto, l’indiscutibile autorevolezza che le contraddistingue. La radio. Non ha particolari vincoli di orario, poiché ha un notiziario ogni ora e può interrompere in qualsiasi momento la normale programmazione per aggiornamenti e news dell’ultimo minuto. La radio è una risorsa importante per ottenere delle interviste all’ultimo minuto, in caso di emergenza.
I giornali quotidiani. Le redazioni iniziano a lavorare verso la metà della mattinata. Le riunioni di redazione si svolgono intorno all’ora di pranzo o nel primissimo pomeriggio.
In queste riunioni i capiredattori decidono con il direttore il contenuto del giornale. E’ bene che siano sempre informati con un minimo di anticipo: un comunicato che arrivi a metà pomeriggio, a meno che non sia di eccezionale importanza, potrebbe non essere preso in considerazione. Inoltre, è bene tener conto che i quotidiani attingono il 90 % delle notizie dalle agenzie. Quindi è bene stabilire un equilibrio temporale tra l’invio dei comunicati stampa alle agenzie ed ai giornali, in modo da permettere ai redattori di ricevere l’informazione e approfondirla.
I settimanali. Va fatta una distinzione tra quelli a tiratura nazionale come Panorama, l’Espresso ed altri, che riportano solo grandi notizie ed inchieste. Generalmente sono i giornalisti stessi a dettare i tempi e modalità di comunicazione con gli uffici stampa. E’ importante attenersi alle loro tempistiche, per non rischiare di essere estromessi dal rapporto di comunicazione.
Diverso è il discorso dei settimanali locali: sono giornali fortemente radicati sul territorio. Se un giornale esce il sabato quasi sicuramente la riunione di redazione l’hanno il lunedì. Organizzare una conferenza stampa nel giorno di riposo della redazione oppure a ridosso della giornata di chiusura è un errore.
I mensili. Sono pubblicazioni specializzate. Le redazioni godono di un timing operativo flessibile e non sono legate all’’immediatezza ed all’urgenza. Con queste è possibile concordare tempistiche più comode e finalizzate all’approfondimento. Le informazioni devono essere veicolate direttamente e preferibilmente per canali diversi dal comunicato o dalla conferenza stampa. Telefonare al giornalista per avere l’opportunità di ottenere un’intervista è un’ottima idea, preparando una cartella stampa a supporto degli argomenti trattati. Internet. Veicola ogni tipo di notizia ad una grande velocità, da un lato arriva al pubblico immediatamente, dall’altro spesso non garantisce l’esattezza e la veridicità dei contenuti. È bene sottolineare che ormai quasi tutte le redazioni delle TV e dei giornali sono dotate di siti aggiornati ed in grado di comportarsi come vere e proprie agenzie di stampa. Il vantaggio di queste realtà è il fatto che sono composte da giornalisti e non da reporter virtuali improvvisati, che garantiscono l’attendibilità dell’informazione.
Dora Carapellese
