Talk, corner dedicati, ufficio stampa, video, questionari e facilitazioni visive gli ingredienti di un convegno ad hoc
Cosa sono le relazioni pubbliche
Le relazioni pubbliche sono un ottimo strumento di branding per fare promozione aziendale. Philip Kotler, un guru del marketing ha raccolto in un’unica parola le attività delle relazioni pubbliche, PENCILS come acronimo di:
P-PUBLICATIONS ogni tipo di pubblicazione
E- Events culturali, sociali, scientifici
N-News, notizie informazioni
C-Community, le relazioni con le comunità di appartenenza
I- Identity, identità visiva e comportamenti che producono immagine
L- lobby, relazioni con le istituzioni
S- Social, i comportamenti sociali
Con l’uso coordinato di queste attività si può lavorare sulla reputation di un brand. In questo articolo ci soffermeremo su come far diventare un evento strategico per arrivare ad un pubblico più grande e potenzialmente cliente.
Progettare un convegno che faccia parlare di te
L’organizzazione di un convegno non si limita alla scelta della location, dei relatori e dell’argomento. Pensiamo in chiave strategica a diversi elementi: un’intera giornata in cui i relatori si alternano con una serie di relazioni che spesso risultano pesanti per un pubblico sempre meno disposto ad ascoltare, ecco che può servire l’inserimento di un workshop in formato talk, in cui un giornalista intervista 4/5 ospiti creando un dibattito e coinvolgendo anche il pubblico. Aggiungiamo un altro ingrediente, scegliamo una parte dei relatori che sia da richiamo mediatico in modo che con l’attività di ufficio stampa possiamo comunicare ai media la notiziabilità dell’evento. Sempre nell’ottica di poter dare maggior eco al convegno pensiamo a quanto possa essere utile il live streaming, ovvero la possibilità di mettere on line la diretta del convegno, condividendo il tutto sui vari canali social, in questo modo si amplia notevolmente il pubblico, rimane traccia nel web e raccoglie follower anche nel post evento, poiché chiunque potrà rivedere i filmati in qualsiasi momento.
L’evento convegno
La giornata è l’occasione ideale per fidelizzare il nostro pubblico e implementarlo. Prendiamo l’esempio di un’associazione che vuole avvicinare nuovi adepti, prevediamo un momento dedicato a loro, che si può tradurrre in 10 minuti di presentazione oppure corner dedicati con materiale informativo e personale addetto a qualsiasi tipo di informazione. L’uno non esclude l’altro. Durante il convegno, inoltre, potrebbe essere proiettata una presentazione efficace di chi organizza l’evento: breve incisiva che metta in evidenza i punti di forza, come il trailer di un film. Il corner nel contempo potrebbe anche raccogliere dei questionari di gradimento e di indagine per capire quali sono le aspettative (prendiamo sempre la nostra associazione) degli associati e dei potenziali associati. Una preziosa attività che ci permette di comprendere quali sono le possibili aree di miglioramento dell’associazione.
L’abstract visivo del convegno
Sempre da un punto di vista comunicativo e di coinvolgimento del pubblico esiste la facilitazione visuale che serve a rappresentare graficamente dei concetti complessi e articolati.
Nel caso di un convegno il facilitatore visuale Ascolta, Pensa e Disegna i concetti chiave che vengono raccontati, questo permette di fissare in modo quasi indelebile quello che si sta dicendo. La facilitazione visuale utilizza il potenziale della parte destra del cervello, che fissa le immagini e le connessioni tra esse. Lavorando attraverso i disegni, visibili da tutti, è possibile riprendere concetti e rielaborarli sulla stessa mappa, avendo davanti l’intero sviluppo dell’incontro. Gli stessi disegni possono far parte in un’attività promozionale post evento da diffondere sul web a seconda dei vari obiettivi e pubblici.
L’evento convegno acquisisce non solo valore di contenuto ma produce un feedback a livello di immagine importante per ampliare i pubblici di riferimento e di conseguenza il potenziale del bacino nuovi clienti.
Infografica
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