Scrivere un testo di lavoro non è poi così noioso, bastano alcuni accorgimenti, come dice Luisa Carrada, per renderlo efficace.
La scrittura nel business è quasi sempre considerata come qualcosa di troppo formale, noiosa e per questo poco efficace nel messaggio che si vuole trasmettere. Con Luisa Carrada, Business writer e Writer coach, ospite a tolktolk abbiamo capito che possiamo essere coinvolgenti anche in una mail da mandare ad un fornitore.
In questa pagina troverai il VIDEO della serata, l’INTERVISTA scritta alla Carrada e il LINK alle foto
Quali sono le caratteristiche di un testo scorrevole?
Un testo scorrevole, o fluido, è quello che leggiamo con leggerezza e rapidità, arrivando fino in fondo senza fatica, senza mai tornare indietro perché non siamo sicuri di avere capito qualcosa. Insomma, è quel testo che ci porta con sé, senza lasciarci vie di fuga.
Vi contribuiscono molti elementi. Il primo è senz’altro la sintassi: una buona alternanza di periodi brevi e lunghi, senza incisi chilometrici che lasciano senza fiato o subordinate iniziali che ci fanno attendere troppo il soggetto e il verbo. Un altro è la scelta di parole precise e appropriate. Un altro ancora è l’ordine delle informazioni: proporle dal punto di vista di chi legge – dalla più semplice alla più complessa, dalla più importante ai dettagli – aiuta la scorrevolezza del testo.
Un testo fluido è quasi sempre anche un testo efficace, oltre che piacevole. Perché quando non facciamo fatica, capiamo meglio e non perdiamo informazioni perché arriviamo velocemente alla fine.
La scrittura digitale è stato un bene o un male per tutti noi che scriviamo?
Nonostante in tanti la accusino di aver impoverito e persino involgarito il linguaggio, io penso che avere tanti strumenti diversi sui quali scrivere, con attenzioni e obiettivi diversi, sia solo una ricchezza. Certo, siamo stati travolti da una vera rivoluzione del testo scritto nel giro di pochissimi anni e questo può disorientare. Ma sono convinta che essere in qualche modo costretti a modulare le nostre scritture su differenti canali possa portarci a una nuova consapevolezza e a scrivere mollando finalmente quel pilota automatico che ci fa scrivere sempre nello stesso modo.
Pensiamo poi a quanto fecondo può essere il rapporto più stretto tra parole e immagini, una cosa molto antica che rivive sui social in forme nuove, di cui intravediamo solo l’inizio.
Come deve essere l’oggetto in una mail?
L’oggetto è forse il testo più importante di tutta l’email, il suo ambasciatore in una casella affollata, che spesso sbirciamo di corsa dal piccolo schermo dello smartphone.
Deve essere breve (oggi, non più di 50 caratteri), non generico ma altamente informativo, con le parole chiave all’inizio perché sono quelle che ricevono più attenzione. Se poi contiene anche un pizzico di curiosità, è ancora meglio perché così il nostro messaggio ha più probabilità di essere aperto, una cosa per niente scontata.
Qual è la struttura che può rendere più leggibile una mail lunga? Gli allegati servono?
Anche se la sintesi deve essere sempre il nostro obiettivo, capita di dover scrivere delle email lunghette. In questi casi, mettiamo al primo posto l’informazione più importante o la nostra richiesta, così siamo sicuri che venga letta. Poi strutturiamo l’email con titoletti in grassetto che indichino con chiarezza di cosa si parla in quel punto. Un aiuto viene anche dagli elenchi: ricorriamovi sempre quando per esempio diamo istruzioni, assegniamo compiti, chiediamo più cose. Ed evidenziamo in grassetto cose da non perdere, per esempio le scadenze. Con il grassetto però dobbiamo essere parsimoniosi, altrimenti i nostri interlocutori non sanno più dove guardare.
Quanto agli allegati, certo che servono, ma è utile indicare nel testo dell’email cosa contengono, perché li inviamo e magari indicare il punto o la pagina in cui c’è l’informazione che interessa.
Possiamo essere coinvolgenti scrivendo anche un testo informativo?
Senza coinvolgimento, senza arrivare a toccare i nostri destinatari-lettori, la comunicazione non funziona. Ma coinvolgere non significa necessariamente suscitare emozioni travolgenti o far esclamare grandi “wow!”. Significa anche interessare, far capire che quello che comunichiamo è importante e vale la pena di prestarci ascolto.
In un’email informativa, per esempio, bastano spesso un esordio garbato e gentile e dei saluti e ringraziamenti caldi e naturali per ottenere attenzione e instaurare o mantenere una buona relazione.
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