La conferenza stampa è una mini riunione a cui si invitano i giornalisti ed è indetta da un’azienda/associazione/ente pubblico che vuole comunicare un evento/notizia particolare che la riguarda.

I motivi per indirla possono essere diversi, la caratteristica principale è che deve essere sicuramente una notizia speciale. Può trattarsi di un’acquisizione, dell’apertura di un festival/evento, vedi il Festival di Sanremo, oppure eventi straordinari come il Coronavirus, dove il Governo, la Protezione Civile e tutti gli enti coinvolti fanno delle conferenze stampa di aggiornamento sulla situazione.

E voi direte, sono una piccola azienda non ho grandi cose per cui vale la pena invitare i giornalisti!

Non è detto! Partendo dal presupposto che bisogna sempre contestualizzare, le notizie che riguardano un’azienda possono essere diverse:

• l’assunzione di un numero importante di persone,
• o anche il licenziamento di un numero importante di persone,
• oppure la presentazione del nuovo amministratore delegato,
• o la presentazione di una ricerca con dei risultati significativi
• l’apertura di una nuova sede
• la partecipazione o l’organizzazione di un evento
• …

 un video veloce sull’argomento

Ma è proprio necessario organizzare una conferenza stampa?

Oggi viviamo un momento storico in cui la rivoluzione digitale ha cambiato gli asset editoriali, mettendo in crisi le testate giornalistiche che hanno dovuto ridimensionare le redazioni. Questo significa meno risorse impiegate e meno possibilità di seguire tutte le conferenze stampa della città. Pertanto, solitamente la sconsiglio al mio cliente, sostituendola con un’attività di recall ai giornalisti più intensa e mirata. Il rischio di indire una conferenza stampa è: che vada deserta! Questo è un incubo per l’addetto stampa e di conseguenza per il suo cliente. Per fortuna non mi è mai successo!
Oggi con la digitalizzazione si ha la possibilità di organizzare una conferenza stampa anche live,  ovvero, esistono dei servizi video (io uso spesso Il TitoloTV) che trasmettono la conferenza stampa sul canale Youtube, su Facebook o su una specifica piattaforma in diretta. Questo significa che il giornalista può seguire dalla sua scrivania la conferenza stampa senza spostarsi, interagendo con i protagonisti da remoto.

Come organizzare una conferenza stampa

Si parte dalla scelta di una location in cui invitare fisicamente i giornalisti. Questa può coincidere con la sede dell’azienda oppure può essere esterna. L’orario giusto per indirla va dalle 10 alle 13, perché sono le ore in cui i giornalisti sono più propensi a uscire dalle redazioni, al pomeriggio sono impegnati di solito nella scrittura degli articoli. La durata è solitamente di massimo un’ora. Chi è meglio invitare nel panel dell’azienda che la organizza? Dipende dal tipo di notizia da dare. Di norma l’amministratore delegato o i referenti della specifica notizia. Potrebbe essere strategica anche la presenza di un rappresentante istituzionale (assessore, sindaco, etc.), per aumentare le probabilità che i giornalisti siano presenti. Perché un rappresentante istituzionale è nella maggior parte dei casi un soggetto da seguire per il giornalista, perché è il detentore di informazioni utili per la collettività.
E se si è scelto di chiedere il Patrocinio all’ente è meglio! Poiché in questo caso si potrebbe organizzare la conferenza stampa nella sala stampa del Comune, o della Regione, etc. crocevia di giornalisti a caccia di notizie sulle politiche cittadine.
Per il TEDxBologna, un evento annuale su Bologna, abbiamo seguito i criteri sopra, ed erano presenti  i giornalisti delle maggiori testate locali cartacee e web più le agenzie stampa.

La cartella stampa

Il materiale da dare al giornalista consiste in una cartella stampa in cui inserire le note stampa  utili al giornalista per scrivere. La cartella stampa fisica, ovvero stampata su carta presentata in una bella cartellina intestata, è sempre più rara poiché si evita di stampare sia per motivi legati all’ambiente e sia perché si preferisce utilizzare il cloud in cui si inseriscono i vari comunicati stampa, le foto dei protagonisti, eventuali infografiche, video, etc. da cui il giornalista scarica quello che gli serve per strutturare l’articolo, il servizio, …
Personalmente uso lo spazio su Drive: preparo una cartella a nome del cliente in cui inserisco tutto il materiale stampa sia in caso di una conferenza stampa sia che si tratti dell’attività stampa quotidiana dell’azienda. Comunico al giornalista il link dove poter scaricare il tutto. Per lui è molto più comodo, risulta essere semplice, immediato e veloce.

La conferenza stampa in caso di cattive notizie

Attenzione la conferenza stampa non va organizzata solo in caso di notizie positive, può essere indetta anche in caso di una crisi come il licenziamento di un numero di persone per esempio. L’importanza di una risposta tempestiva in caso di crisi è fondamentale, per evitare che il giornalista vada a reperire le informazioni da fonti esterne all’azienda, che possono alterare le reali motivazioni dell’azienda con delle interpretazioni spesso superficiali e non veritiere che ledono la reputazione dell’azienda.
L’ufficio stampa in caso di crisi è un argomento che sicuramente ha bisogno di un post di approfondimento a parte che vi segnalerò non appena pronto.

Scrivimi se vuoi saperne di più  dc@doracarapellese.it

Foto di Ivana Divišová da Pixabay