Nel mio monte ore di lavoro, ho una parte che dedico a progetti benefici. Sono Vicepresidente di Atlas Solidarity ODV, associazione che segue dei progetti in Uganda in una particolare comunità in cui abbiamo dei referenti diretti. Siamo piccoli ma siamo efficienti nei nostri progetti.

La mission di Atlas Solidarity  è espressa in questa frase di Confucio

“Se incontri un uomo che ha fame e gli dai una tazza di riso, lo sfami per un giorno. Se gli insegni a coltivarlo lo sfami per sempre.“

Quando ti occupi di beneficenza è facile ritrovarsi a svolgere le attività più disparate. Per quello che mi riguarda mi sono sperimentata nell’organizzazione di eventi per la raccolta di fondi. Un’attività che per certi versi tocca alcune mie competenze tecniche, per questo è stato molto piacevole, ma anche faticoso non lo nascondo, poiché il tutto è sempre stato organizzato tra una scadenza di lavoro e l’altra.
Voglio condividere con te il processo  che ho adottato per ottenere un risultato dignitoso. Mi soffermo sull’ultimo evento avvenuto un anno fa. Chissà mai che anche tu fai parte di un’associazione benefica e hai bisogno di qualche spunto.

L’idea principale è stata organizzare un aperitivo spettacolo. Qui il video promo dell’evento.

Primo step, la ricerca di una location

Impresa non semplice se consideri che l’obiettivo di pubblico era un centinaio di persone. La domanda per ciascuno step è stata, “come posso trovare un’ottima soluzione che mi faccia risparmiare?” Ho saltato subito la fase in cui chiedevo preventivi in giro (lezione imparata nell’evento precedente), ho scelto delle location bellissime di Bologna e ho chiesto una partnership. Tra le tante ho avuto un riscontro positivo dal Circolo degli Ufficiali di Bologna, un palazzo meraviglioso che ci dava la possibilità di usare diverse sale a patto che il catering l’avrebbero fatto loro.

“Figurati nessun problema concordiamo un prezzo tenendo sempre a mente la domanda sopra ed è fatta”

Secondo step, scelta degli artisti per la serata

Qui ho attinto dalle conoscenze che durante la mia vita professionale e non solo, ho incontrato e con cui ho anche lavorato. Ognuno si sarebbe esibito gratuitamente a patto di essere presente nei vari materiali promozionali. Pertanto, ho messo insieme musicisti, cantanti, cabarettisti, fashion designer, attori, fumettisti. Bellissimi da vedere e ascoltare. Non è tutto oro quello che luccica! Poiché se decidi di utilizzare un qualsiasi artista, c’è la SIAE pronta per chiederti dei soldi, anche se si tratta di beneficenza. Quindi mi sono recata personalmente all’ufficio di Bologna per conoscere la trafila. Attenzione se avete nella stessa serata cantanti e attori, ci sono due tariffe da pagare che si sommano fra loro. Eh sì anch’io sono rimasta male…  Un altro elemento importante quando hai gli artisti è il service (luci, casse, microfoni, mixer, etc.) che ha un costo importante che noi abbiamo ovviato avvalendoci della strumentazione messa a disposizione da uno degli artisti.

Terzo step, contattare gli eventuali sostenitori

Non avevo molto tempo non potevo chiamare aziende partendo dalle pagine gialle. Così mi sono detta, chiamo al telefono le aziende mie clienti che conosco e chiedo  loro un sostegno.

“certo devi avere una bella faccia tosta, ma pensando al nobile progetto mi sono detta che ne valeva la pena”.

Una strategia che ho ritenuto vincente è stata quella di non chiedere grandi cifre, ma un minimo di 100 euro, che se ci pensi per un’azienda non sono nulla, se poi aggiungi che sono soldi fiscalmente detraibili… Considerando che il tutto è stato organizzato in un mese e mezzo scarso, non avevo tanto tempo per chiamare il mondo, per cui mi sono posta un obiettivo per me perseguibile di N aziende. Inoltre, per aumentare la raccolta avevo pensato ad una semplice pesca che però non ho più fatto, perché l’iter della burocrazia avrebbe dovuto  iniziare almeno 3 mesi prima dell’evento, vabbè stendiamo un velo pietoso su questo…Prima di sapere che non potevo organizzare più la pesca,  avevo già contattato il Bologna Football Club 1909 S.p.A. per avere dei biglietti in omaggio per vedere qualche partita del Bologna che mi hanno regalato e che io ho regalato durante la serata senza poter ricavarne nulla.

“Tu dirai potevi farti dare un’offerta, lascia stare,  se fosse venuto un controllo avremmo rischiato una multa”

Tra i vari sostenitori avevamo Cotabo. Non ti nascondo che mi sono emozionata quando un conoscente mi ha mandato la foto di un taxi di Bologna con l’adesivo del nostro evento.

Quarto step. Trovare forza lavoro

Servivano dei collaboratori per la parte di gestione della serata. Ho cominciato a reclutare amici e fidanzati. Alcuni di questi sono stati impiegati all’accoglienza delle persone, altre figure strategiche hanno avuto la funzione importantissima di PR, ovvero coloro che hanno diffuso nel loro entourage la notizia della serata portando così pubblico alla serata. L’obiettivo è stato raggiunto abbiamo avuto poco più di un centinaio di persone. Si certo si poteva fare di più, ma abbiamo avuto poco tempo per organizzare il tutto.

Quinto step. Materiale promozionale

Non certo ultimo, perchè è stato fatto in parallelo con le altre fasi. Sempre facendo riferimento alla domanda madre come potevo risparmiare sulla promozione, ho ottimizzato le mie conoscenze grafiche e di video maker, con l’aiuto di programmi software come Canva e I Movie. Ho prodotto tutto il materiale necessario. Il primo in assoluto è stata la presentazione del progetto in Power Point spedito a tutti i possibili partner, sostenitori, artisti, etc. Un invito in cui si preannunciava la serata, un paio di video a carattere emotivo che abbiamo proiettato all’inizio della serata (all’inizio di questo post), mentre l’altro è stato di ringraziamento post serata diretto a tutti coloro che avevano partecipato. In aggiunta, un minimo di attività di ufficio stampa e campagna sui social network.  Il fotografo Roberto Salvatori era tra i sostenitori convinti, ci ha fatto un book fotografico degno di nota.

Video di ringraziamento

Natale 2020 e Atlas Solidarity

Quest’anno con Atlas Solidarity abbiamo pensato di  lanciare una call: “Adotta una famiglia ugandese per Natale”, Perché nessuna famiglia resti esclusa dal Natale. In pratica con una tua donazione noi acquisteremo in loco una cesta di alimenti. Si va da euro 20,00 a 29,00. Ci aiuti? Ecco i dettagli

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