Ho cominciato l’attività di ufficio stampa quando mi sono trovata a fare  le mie prime esperienze lavorative in un’agenzia di comunicazione. Cercava un tuttofare nel settore comunicazione. Ho capitalizzato quell’esperienza quando ad un tratto ho capito di trovarmi di fronte ad un bivio: apro la partita Iva oppure no?

La risposta è arrivata abbastanza facilmente, perché un nuovo cliente del settore salute/benessere mi ha dato fiducia e mi ha chiesto di seguire l’ufficio stampa della sua associazione scientifica.
Come cominciare? L’attività di ufficio stampa richiede pochi strumenti ma buoni per poter svolgere in modo professionale un’attività che diventa quasi impossibile da fare se non hai gli strumenti giusti.

Una grande dose di pazienza

Il primo strumento seppure non tangibile è la pazienza, poiché rintracciare il giornalista, parlarci e farsi pubblicare la notizia è un’operazione che richiede tempo e grande capacità di ingoiare  rospi da malumore dei vari giornalisti. Questo perché sei l’ennesima addetta stampa che chiama per sapere se il giornalista è interessato ai tuoi contenuti…e questi non lavorano nei call center!
Tra l’altro lo spiega molto bene Raffaele Gaito nel suo libro “ L’arte della pazienza” edito da Franco Angeli ospite mercoledì 7 luglio al mio Tolktolk: “leggere per credere!

Mailing list

Prima ancora di prepararsi psicologicamente ad essere pazienti, bisogna preparare una mailing list di giornalisti che potenzialmente possono essere interessati ai contenuti che vuoi proporgli. Esistono delle banche dati a cui abbonarsi per avere accesso ai contatti delle varie testate presenti sul mercato. Personalmente uso Mediadress, ma ci sono anche altre come L’agenda del giornalista. Quest’ultima, è stata la prima che ho utilizzato nella mia carriera da ufficio stampa, allora non esisteva la versione digitale e usavo dei tomi pazzeschi che dovevo consultare a mano. Un lavoro incredibile che prendeva moltissimo tempo. Oggi invece, esiste anche la parte digitale, che attraverso l’uso dei filtri ti invia delle mailing list profilate a seconda del settore d’interesse.
Se vuoi un consiglio Mediadress costa un po’ di più ma è più completa e aggiornata, inoltre, ha un servizio clienti spettacolare che per me significa: “quando chiami c’è sempre qualcuno”, e per quello che mi riguarda è sempre la stessa referente da anni. Non è poco! Perché quando lavori hai bisogno sempre di risposte veloci. Vi assicuro che non mi hanno pagata per parlare così bene… anzi sono io che pago loro ahaha. Ritengo che quando un’azienda lavora bene vada detto, non esistono solo reclami!

Se pensate di evitare di avvalervi di liste a pagamento per basarvi sulla ricerca dei contatti presenti sui siti o nei colophon delle testate cartacee, beh vi direi di stare molto attenti poiché con la legge sulla privacy sembra non sia possibile.

Inviare i comunicati stampa

Un altro strumento utile all’attività di ufficio stampa è un sistema automatizzato di invio delle mail. Sul mercato ne esistono diversi, mi vengono in mente Mailchimp, Mail Up, etc.
Hanno tutti la possibilità di spedire mail massive e personalizzate con anche delle statistiche, molto utili, per sapere per esempio chi ha aperto la mail e anche altri dati interessanti.
Personalmente uso Acymailing, un upgrade di Joomla, la piattaforma software per costruire i siti. Per intenderci tra le piattaforme per la costruzione dei siti la più comune è WordPress.

Raccogliere la rassegna stampa

Un altro strumento utile è una piattaforma per monitorare la rassegna stampa, trovo molto interessante Kantarmedia che tra le altre cose, ha anche il servizio di quantificazione economica della rassegna stampa. Cioè l’ammontare del prezzo delle varie uscite che si sarebbe pagato acquistando gli stessi spazi come pubblicità sulle stesse testate.
E’ un dato strategico per far percepire al cliente il valore dell’attività di ufficio stampa. Per monitorare la rassegna c’è anche l’Eco della stampa sul mercato dal 1901, insomma una veterana di questi servizi di monitoraggio.

Di questi strumenti i primi due sono necessari, il terzo si può anche fare a meno, nel senso che dipende dal budget di spesa del cliente. In questo caso la rassegna stampa la si può costruire in autonomia utilizzando un semplice programma di scrittura come il word e inserendo i pdf raccolti manualmente delle varie pubblicazioni proprio come questa, che anche se è fatta manualmente rimane uno strumento di consultazione e promozione interessante per l’azienda.

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Foto di Peter Fischer da Pixabay