Terza ed ultima parte su Uffici Stampa e GDPR, responsabilità e consigli utili per come fare se sei un ufficio stampa, oppure ti avvali di un ufficio stampa esterno. Risponde l’Avvocato Betty De Paola, esperta in materia di trattamento dati personali.

Avv. Betty De Paola

Cosa devo fare se utilizzo una banca dati come Mediadress, cosa devo controllare, quali sono le mie responsabilità e cosa posso fare con quei dati?

L’utilizzo delle banche dati predisposte da terzi deve avvenire nei limiti e nel rispetto di quanto previsto ed indicato all’interno del contratto di licenza, che solitamente descrive termini e condizioni di utilizzo: l’utilizzo dei dati al di fuori di tali limiti non solo concreterebbe violazione del contratto sottoscritto, ma avrebbe riflessi anche sul piano GDPR. Ad esempio, in caso di conservazione dei dati successivamente alla scadenza del contratto sarebbe un illecito trattamento dei dati, mancando una base giuridica che possa giustificare tale disponibilità.

Sotto un diverso profilo, l’utilizzo e consultazione dei dati contenuti all’interno di una banca dati predisposta da terzi deve essere preceduta dalla verifica che il soggetto che l’ha predisposta sia compliance il Regolamento: si tratta di indagine che va condotta prima della sottoscrizione di un contratto in abbonamento per l’uso di banche dati. Occorre espressamente chiedere conferma dell’adempimento delle prescrizioni in materia di GDPR. Ad esempio:

• verificare i contenuti dell’informativa destinata ai giornalisti, i cui nominativi siano contenuti nella banca dati, appurando se essa sia di agevole consultazione
• perché pubblicata sul sito web della società: l’informativa, infatti, consentirà di accertare su quali basi giuridiche si basa il trattamento e come sono stati acquisiti i dati confluiti della banca dati
• chiedere conferma, nei casi in cui sia necessario, che la società abbia condotto la Valutazione di Impatto sulla protezione dei dati, cd. DPIA, consultandone i contenuti
• chiedere di ricevere informazioni in merito alle modalità adottate per il trattamento dei dati,
• chiedere informazioni in merito alle misure di sicurezza adottate,
• Etc.

Qualora all’esito di tale indagine si dovesse appurare che non vengono rispettate le disposizioni del Regolamento, è opportuno non avvalersi di quello specifico fornitore, individuandone uno diverso.

Come mi devo comportare se trovo il dato sul sito della testata?

La pubblicazione di un indirizzo email sulla testata non costituisce una forma di autorizzazione generica e preventiva all’invio di comunicati stampa. Occorrerà verificare, caso per caso.
Ad esempio, qualora all’interno del sito fosse espressamente esplicitato che determinati indirizzi sono destinati alla ricezione dei comunicati stampa, l’indagine indicata darebbe senz’altro esito positivo.
Detto in altri termini, la mera pubblicazione di un indirizzo email sul sito istituzionale di una testata non rende legittimo l’invio a tale indirizzo di comunicati: occorre chiedersi quale sia il fine che il soggetto che pubblica detto dato abbia inteso perseguire mediante tale pubblicazione; così, ad esempio, se detta pubblicazione dovesse essere fatta per il fine di contattare la redazione per scopi diversi, l’invio del comunicato stampa potrebbe ritenersi non pertinente.

Il giornalista che lascia il bigliettino da visita è una forma di consenso del dato?

Da un punto di vista meramente concettuale, la consegna di un bigliettino esprime senz’altro una forma di consenso all’utilizzo del dato. Occorre tuttavia ricordare che il consenso è valido, nella prospettiva del Regolamento e del Codice Privacy, solo se esplicito ed informato. Ne consegue che laddove non dovesse essere stata resa l’informativa, in caso di contestazioni, potrebbe essere difficile dimostrare che ci sia stato valido consenso. Si aggiunga, poi, che quando il trattamento si basa sul consenso, il Titolare deve essere in grado di dimostrare che l’interessato abbia espresso il proprio consenso: tale dimostrazione potrebbe essere difficile in caso di mera consegna di un bigliettino da visita, che può, però e quanto meno, valere come argomento di prova; il tutto sempre che l’interessato abbia ricevuto previa informativa.

Laddove comunico con un giornalista che ha un indirizzo non legato alla testata c’è differenza nel trattamento del dato rispetto all’indirizzo di redazione?

No, un indirizzo email, riferibile ad una persona fisica, identificata e/o identificatile, è sempre “dato personale” e come tale beneficia della disciplina di protezione all’uopo prevista dal legislatore comunitario e nazionale.

Dove trovare gli aggiornamenti sull’argomento?

Uno strumento utile per essere sempre aggiornati in materia di trattamento dei dati personali è la consultazione del portale istituzionale dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, che, attraverso le diverse aree tematiche che lo compongono, è un’importante guida alla quale attingere per approcciarsi alla materia e per trovare risposte agli interrogativi in materia.

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