“Mi può costruire il workflow del lavoro di ufficio stampa che andrà a fare?” Questa è la domanda che mi ha posto un cliente, sono rimasta un po’ perplessa, perché confesso non mi era mai capitato questo quesito, d’altronde loro sono degli informatici e sono abituati a ragionare sui flussi di lavoro.
Ma pensandoci bene è stata l’opportunità di ragionare sul mio flusso di lavoro, step by step, considerando anche tutti quei passaggi che davo per scontati e che invece sono utili che il cliente conosca. Ho cominciato a “spacchettare” la mia attività di ufficio stampa cercando di riportarla graficamente in un flusso che avesse un senso.
In alcuni momenti è stato come fare un cruciverba perché riscoprivo tra una fase e l’altra, attività che non sono solita segnalare, perché per me avvengono in modo automatico e per il cliente potrebbero anche non esistere.
Il workflow che ti propongo è relativo ad un’attività di ufficio stampa base che comprende l’invio di N comunicati durante l’arco di un tempo minimo di sei mesi, non sono stati considerati gli eventi, conferenze stampa e altre attività più articolate.
Il processo
L’immagine mostra 13 fasi, alcune delle quali vanno ripetute per ciascun comunicato lanciato.
E’ ovvio che non essendo un informatico il workflow segue la mia personale logica di lavoro, l’idea è dare un quadro di quello che il cliente può aspettarsi dall’attività di ufficio stampa.
Le parti in rosso sono le fasi più delicate che ti spiego subito dopo l’immagine.
Le fasi più delicate
- Il confronto con il cliente nella fase 4, ovvero la proposta del piano redazionale, può essere delicata perché spesso il cliente tende a prediligere dei contenuti autoreferenziali che nella maggior parte dei casi non sono appetibili per il giornalista. A questo proposito ti consiglio di vedere questo breve video sulla notiziabilità.
- Il confronto con il cliente nella fase 6, in concomitanza alla stesura del comunicato stampa (CS), può anche essere oggetto di discussione, una delle ragioni più comuni è la difficoltà del cliente a ritrovarsi nello stile della scrittura del CS.
- La fase 9 dedicata alla recall è una delle più difficoltose, poiché parlare con un giornalista non è così scontato e soprattutto immediato. Per arrivare ad un risultato è facile che si debbano fare diversi tentativi prima di poter parlare con il referente giusto. A tal proposito ti consiglio di leggere il mio post sulla telefonata al giornalista.
- Nella fase 10 la criticità sta nel fatto che la pubblicazione dipende totalmente dal giornalista, che deve decidere se prendere in considerazione la notizia proposta. Il lavoro di ufficio stampa qui si completa dando il supporto, se richiesto, di eventuali materiali di approfondimento, oppure il contatto con il cliente per un’intervista. È una decisione che spetta esclusivamente al giornalista, per questo motivo l’addetto stampa non potrà garantire la pubblicazione su una determinata testata. Leggi questo post su Perché il mio comunicato non esce su Repubblica.
- La fase 12 in cui si invia la rassegna stampa al cliente, può anche avere un epilogo un po’ problematico se nell’articolo il giornalista ha usato delle inesattezze, per esempio che possono ledere l’immagine del cliente. L’ideale in caso di intervista sarebbe che il giornalista faccia rileggere il pezzo prima della sua pubblicazione (e questo non tutte le testate lo fanno), oppure ovviare facendosi inviare le domande per e mail rispondendo per iscritto.
Mi è successo con un cliente che aveva fatto un’intervista con una nota testata, non potete immaginare la gioia quando ho visto il paginone che ci avevano dedicato, peccato che il giornalista aveva usato in un passaggio delle parole che il mio cliente non aveva mai detto e che lo mettevano in difficoltà di fronte al suo target. Risultato: cliente insoddisfatto, e rapporto col giornalista finito. Per fortuna la redazione è fatta di più giornalisti, quindi ho recuperato con un collega più ragionevole.
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Foto di OpenClipart-Vectors da Pixabay
