Una delle mie paure è scrivere una mail ad un giornalista ed essere cestinata o ignorata tra la folla delle altre comunicazioni.
Voi direte, ci sono paure peggiori! È assolutamente vero! Però se il risultato del tuo lavoro si basa per il 50% sulla lettura delle mail da parte del giornalista, capite bene che diventa molto importante scrivere nel modo più giusto. Anche se non parlerei tanto del modo giusto quanto del modo migliore per attirare l’attenzione del giornalista.
Chi ha necessità di scrivere ad un giornalista?
- Se sei un ufficio stampa e vuoi inviare un comunicato stampa,
- se sei un’azienda che ha un ufficio stampa fai da te e vuole inviare una sua notizia
- se sei un normale cittadino che vuole denunciare un fatto
- in pratica chiunque ha necessità di parlare con il giornalista
Perché è così difficile farsi leggere dal giornalista?
Se pensiamo alla redazione di un quotidiano come Il Corriere della Sera, riceve migliaia di comunicati stampa al giorno e quindi per una questione di sopravvivenza verranno cestinate la maggior parte delle comunicazioni esterne.
Come faccio a scrivere una mail che abbia più probabilità di essere letta?
È un po’ come un cannolo siciliano scomposto, si parte dal primo strato che è il titolo se questo è buono procedo con la lettura delle prime due righe della mail e se queste sono ancora buone finisco la mail e se finisco la mail vuol dire che mi prendo la briga di aprire il comunicato stampa e leggerlo. Questa è la cosa migliore che si possa verificare. Ma purtroppo nel maggior parte dei casi non è così.
Mittente e oggetto
Partiamo dal mittente della mail. Il mittente insieme all’oggetto fa decidere il destinatario se aprire la mail. Il mittente deve essere composto da un nome proprio, eliminare indirizzi generici che appaiono spesso impersonali e a volte spam, opppure nomignoli vari. Meglio un indirizzo in cui ci sia il tuo nome e cognome, sei subito identificabile e non vieni scambiato per una di quelle mail spam.
L’oggetto invece
- deve essere onesto e credibile – evitare titoli da venditori
- deve essere il succo della notizia – deve essere chiaro di cosa si parlerà nella mail
- deve essere breve – di solito non dovrebbe superare le 70 battute per essere visto in modo chiaro anche da smartphone
- Evitare il tutto maiuscolo – che infastidirebbe l’interlocutore perché nel gergo della scrittura digitale significa urlare. Evitare di scrivere URGENTE, IMPORTANTE sa tanto di spam!
I saluti iniziali
La mail è sempre preferibile che sia personalizzata. Chiamare per nome il lettore, alza il livello di attenzione. I saluti che aprono il testo dell’e-mail sono una grande opportunità per dimostrare al lettore che lo conosci.
Impaginazione del testo
Solitamente quando contatto personalmente il collega che ritengo più in linea con l’obiettivo del mio comunicato, nel corpo della mail cerco di inserire i punti salienti che so possono essere interessanti per quel collega.
Alcuni accorgimenti che uso nelle prime tre righe devo dire praticamente tutto. Devo rispondere alle 5 famose W (quando, perché, dove, cosa, chi). Poi procedo con ulteriori dettagli, spiegandoli usando brevi paragrafi, con titoletti, oppure lasciamo lo spazio bianco tra un paragrafo e l’altro. Questo da la possibilità al cervello di leggere meglio ma non solo il giornalista può anche decidere di leggere l’ultimo paragrafo per esempio, perchè il titolo gli risuona maggiormente. Questo non sarebbe stato possibile se fosse stato un testo mattone. Una mail con tante parole insieme senza stacchi è destinata a scoraggiare chiunque
L’uso delle liste aiuta la lettura. Il nostro cervello memorizza maggiormente se fa meno sforzi cognitivi. Dunque, le liste gli danno un ordine di lettura.
Prima dei saluti finali faccio quasi sempre una domanda che può essere chiedere semplicemente se è interessat* ad approfondire. La neuroscienza dice che così si crea una sorta di collegamento con l’interlocutore che si sente preso in causa e troverà difficile non rispondere.
Un altro accorgimento: meglio evitare gli allegati perché possono essere presi di mira dagli anti spam dei client di posta, meglio un link che riporta il lettore a scaricare il comunicato stampa in uno spazio cloud come Google drive.
Una sintesi che può esserti utile nella tabella che segue
Foto copertina di Gerd Altmann da Pixabay
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