Pertanto, se hai un comunicato stampa da inviare a una redazione devi assolutamente conoscere qual è il momento migliore per mandarlo, che sia un periodico, una radio, una Tv devi sapere che ognuno di questi canali ha dei tempi di lavorazione delle notizie diversi.

Se poi ti trovi nel bel mezzo di una crisi, il tempo è prezioso e limitato devi essere estremamente efficiente. La comunicazione diventa un imperativo: se non si forniscono le informazioni ai giornalisti nei giusti tempi, questi cercheranno autonomamente di raccoglierle ad ogni costo persino utilizzando fonti non adeguatamente verificate o corrette.
Di seguito alcuni consigli utili per inviare un comunicato in base alla periodicità e tipologia di media utilizzato.

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TV, il telegiornale

Se voglio comunicare con la redazione del tg devo sapere innanzitutto quando ci sono i telegiornali durante il giorno.
Un esempio è il TG1 Rai, che ha le sue edizioni principali alle 13:30 e alle 20:00. Non bisogna sottovalutare nemmeno le emittenti locali, che coprono territori ampi, a volte anche interregionali, e persino realtà più piccole. Queste emittenti spesso affrontano notizie che non riescono ad essere incluse nei telegiornali regionali Rai, soprattutto nelle regioni di grandi dimensioni a causa dei limiti di programmazione.
Tuttavia, inviare un comunicato stampa solo mezz'ora prima del telegiornale potrebbe rivelarsi controproducente. Questo approccio, soprattutto per i locali, non solo presuppone che le redazioni abbiano risorse pronte da inviare (a meno che non si tratti di un evento straordinario), ma potrebbe anche suscitare disappunto tra i redattori. Questi ultimi potrebbero sentirsi svantaggiati rispetto ai loro colleghi delle reti televisive più importanti, alle agenzie di stampa e ai giornali, che godono di orari più flessibili.

L’agenzia stampa, il distributore di notizie a getto continuo

Le agenzie di stampa, sfruttando Internet, sono riuscite ad accelerare il processo di diffusione delle informazioni. Le agenzie stampa sono un “distributore di notizie” quasi a getto continuo e sono abbastanza flessibili. Dato che il 90% delle testate acquisiscono i contenuti da loro, è un bene privilegiarle poiché la notizia inviata ad un’agenzia stampa può avere l’effetto a raggiera, ovvero in un colpo solo può essere ripresa da più testate.

Le radio ideale per le breaking news

È importante tener presente che le interviste e i collegamenti, inclusi quelli telefonici, costituiscono un notevole vantaggio anche per gli uffici stampa, specialmente in situazioni di emergenza. Questi canali non sono vincolati da orari specifici, dato che trasmettono un notiziario ogni ora e possono interrompere la normale programmazione in qualsiasi momento per fornire aggiornamenti e notizie dell'ultimo minuto.

I giornali quotidiani

Le redazioni solitamente iniziano la loro attività intorno a metà mattinata. Le riunioni di redazione si tengono durante l'ora di pranzo o all'inizio del pomeriggio. In queste riunioni, i capiredattori decidono con il direttore i contenuti del giornale. È importante che siano informati con un certo anticipo: un comunicato che giunge nel tardo pomeriggio, a meno che non sia di straordinaria rilevanza, potrebbe non essere preso in considerazione.

I settimanali, attenzione a quelli locali

Bisogna distinguere tra i giornali a tiratura nazionale, come ad esempio l'Espresso e quelli locali. In genere per i primi sono i giornalisti stessi a stabilire i tempi e le modalità di comunicazione con gli uffici stampa. È importante adattarsi alle loro tempistiche per evitare di essere esclusi dal processo di comunicazione.
La situazione è diversa per i settimanali locali, che rappresentano una presenza forte sul territorio. Se un giornale esce il sabato, è probabile che la riunione di redazione si tenga il lunedì. Pianificare una conferenza stampa durante il giorno di riposo della redazione o nei giorni immediatamente precedenti la chiusura della pubblicazione rappresenta un errore da evitare.

I mensili per un approfondimento

Sono pubblicazioni più specializzate e le redazioni hanno dei tempi operativi più flessibili perché non sono legate all’urgenza, alle breaking news. Con loro è possibile concordare un approfondimento. La telefonata al giornalista è un’ottima opportunità per cercare di ottenere un’intervista, ovviamente supportata da una cartella stampa con dei contenuti su cui il giornalista poi decide di approfondire.

Internet, controlla la fonte!

Il Web veicola ogni tipo di notizia ad una grande velocità, da un lato arriva al pubblico immediatamente, dall’altro spesso non garantisce l’esattezza e la veridicità dei contenuti.
È bene sottolineare che tutte le redazioni delle Tv e dei giornali sono dotate di siti aggiornati ed in grado di comportarsi come vere e proprie agenzie di stampa. Il vantaggio di queste realtà è il fatto che sono composte da giornalisti e non da reporter digitali improvvisati, che garantiscono l’attendibilità dell’informazione.

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